Риски в управлении автотранспортом

Известно, что любой бизнес связан с определенными рисками. И подчас, такие риски довольно специфичны в зависимости от того, в какой сфере ведет свою деятельность та или иная организация. И автотранспортные компании - не исключение. И даже, скорее всего, к ним в большей степени должен быть применен риск-менеджмент. И не только потому что автомобиль в движении - источник повышенной опасности, но и по некоторым другим причинам. Что такое риск в управлении? Какие опасности могут ждать автотранспортное предприятие в процессе его деятельности? Какие меры можно предпринять, чтобы снизить или вообще избежать операционных рисков? Ответы на эти и связанные с ними вопросы мы попытались дать в этом материале.

Операционные риски можно определить как риски прямых или косвенных потерь, вызванных ошибками или несовершенством процессов, систем в организации, ошибками или недостаточной квалификацией персонала организации или неблагоприятными внешними событиями нефинансовой природы, в результате которых может быть причинен материальный ущерб.

Операционные риски целесообразно оценивать и минимизировать на всех предприятиях, независимо от сферы деятельности.

Операционные риски распространяются на все бизнес-процессы всех структурных подразделений предприятия и управление автотранспортом не исключение.

Классификация операционных рисков

Операционные риски можно классифицировать следующим образом.

1. Риск персонала - риск потерь, связанный с возможными ошибками сотрудников, недостаточной квалификацией, внешним и внутренним мошенничеством, неустойчивостью штата организации, возможностью неблагоприятных изменений в трудовом законодательстве, недостаток кадров и т.д.

Профессиональный уровень сотрудника важен на каждой должности, каждый специалист является звеном одной цепи управления автотранспортом и не важно, это водитель, диспетчер, механик, врач, инженер по БДД или управляющий автотранспортом.

Школа профессиональных управленцев автотранспортом утеряна после 1991 года и сегодня не готовят 100%-х управленцев автотранспортом, которые отвечают за эффективность направления. Оптимальное решение – жесткий отбор кадров, мотивирование самообразования и повышение квалификации сотрудников всеми доступными методами (курсы, семинары, тренинги).

Современные системы автотранспорта требуют соответствующего, достаточно высокого, уровня подготовки управленцев и подчиненного им персонала.

Управляющий автотранспортом должен обладать знаниями и опытом в сферах автотранспорта, законодательства, БДД, страхования, автосервиса и др.

2. Риск процесса - риск потерь, связанный с ошибками в процессах проведения операций и расчетов по ним, их учета, отчетности, ценообразования, планирования и составления бюджета и т.д.

В управлении автотранспортом структура бизнес-процессов - это сложная система взаимодействие между персоналом, всеми подразделениями компании и контрагентами по сервису, топливу, страхованию и т.д.

Бизнес-процессы включают в себя множество процедур - это выбор марки и модели автомобиля под задачи предприятия, управления автотранспортом, планирование,составление бюджета, обновление автопарка, взаимодействия с поставщиками. Бизнес-процессы должны быть максимально эффективными. Оргструктура должна соответствовать бизнес процессам, которые желательно, как минимум, детально и пошагово описывать в "Положении о транспорте компании". И важнейшей составляющей является эффективное взаимодействие между такими подразделениями, как руководство, отделы бизнеса, транспортный отдел, бухгалтерия, юридический департамент, отдел персонала.

3. Риск технологий - риск потерь, обусловленных несовершенством используемых технологий, т.е. недостаточной емкостью систем, их неадекватностью проводимым операциям, грубости методов обработки данных или низкого качества или неадекватности используемых данных и т. д.

ИТ системы управления автотранспортом – это один из основных и эффективных инструментов управления и контроля автотранспорта, планирования и составления бюджета, взаимодействия с поставщиками и т.д.

На рынке Украины существует решение на базе 1С – "Управление автотранспортом". Это не только система выписки документов – это целый комплекс управления автотранспортом и который состоит из следующих модулей: модуль диспетчеризации, модуль учета перевозок, модуль учета работы водителей, модуль складского учета, модуль учета ГСМ, модуль управления ремонтами и плановым техническим обслуживанием, модуль взаиморасчетов, модуль учета затрат, модуль планирования, модуль CRM, модуль международных перевозок, модуль интеграции с GPS. Также ИТ системы являются базой знаний по нормативам и законодательству.

Однако некоторые компании сегодня даже путевые листы выписывают вручную…

4. Риски среды - риски потерь, связанные с нефинансовыми изменениями в среде, в которой действует организация, т.е. изменениями в законодательстве, изменениями системы налогообложения, политическими изменениями и т.д.

Управление автотранспортом, расчет и списание затрат на него, БДД, тарификация, и др. регламентируются значительным количеством законодательных актов.

Основные их них - Законы "О дорожном движении", "Об автомобильном транспорте", Налоговый кодекс, Приказы Министерства транспорта, МОЗ, Минстата, Минфина, Постановления Кабинета Министров и другие регламентирующие документы.

Также необходимо учитывать Резолюцию ООН о провозглашении 2011-2020 "Десятилетием действий по обеспечению безопасности дорожного движения", Транспортную стратегию Украины на период до 2020 года, Государственную целевую программу повышения уровня БДД на 2011-2015 годы.

Управляющий автотранспортом обязан руководствоваться в своей деятельности законодательством Украины и постоянно отслеживать его изменения. Изменение системы налогообложения и политические риски также необходимо учитывать и эффективно использовать в автотранспортном направлении. Оптимальное решение по законодательству есть на нашем сайте - "Транспортный кодекс на автомобильном транспорте".

Минимизация операционных рисков

Из-за недооценки или игнорирования операционных рисков в автотранспортном направлении предприятия несут серьезные финансовые потери.

Возможные потери бюджета на автотранспорт предприятий:

- до 30% на топливо;
- до 50% на обслуживание и ремонты;
- потеря страхового возмещения при ДТП (неисправен автомобиль, нарушение водителем ПДД, отсутствие предрейсового медицинского осмотра, наличие алкоголя в крови водителя на момент совершения ДТП и др.);
- косвенные потери и риски (потеря товаров при ДТП, недопоставка товаров, поставка товаров не в срок, снижение репутации компании и др.);
- штрафные санкции для предприятия, административная и уголовная ответственность должностных лиц предприятия.

На практике по операционным рискам финансовые потери на автотранспорте достигают 5-50% в зависимости от статей бюджета и 5-25% от общего годового бюджета на автотранспорт предприятия. Минимизация операционных рисков, а также эффективность автотранспортной составляющей любого бизнеса, достигается за счет реальной оценки рисков и выработки тактических и стратегических мер по их анализу и снижению. Одним из эффективных инструментов минимизации операционных рисков является транспортный аудит и консалтинг.

Транспортный аудит и консалтинг

Транспортный аудит – это независимая экспертиза транспортной деятельности предприятий-собственников автотранспорта.

Основная цель транспортного аудита - объективная оценка организации транспортного процесса, экономических показателей, мер по профилактике ДТП, соблюдения действующего транспортного законодательства. На основании аудита предлагаются конкретные практические рекомендации по устранению имеющихся недостатков и разрабатываются необходимые мероприятия. Транспортный аудит может быть как собственный, так и внешний, но аудит должен быть.

Транспортный консалтинг – это оперативные и долгосрочные консультации по следующим направлениям:
- организационно-штатная структура и бизнес-процессы управления автотранспортом;
- управление затратами и ремонтами автотранспорта;
- меры по снижению аварийности и профилактике ДТП;
- выбор, покупка нового и списание старого автотранспорта;
- GPS системы и ИТ решения управления автотранспортом;